ScanVisit es nuestro nuevo servicio de digitalización On-Site creado para responder a las necesidades de empresas u organizaciones que necesitan tener su documentación en formato digital, y por motivos de tiempo, recursos o dinero no pueden contar con el equipamiento ni personal que satisfaga esta necesidad.
En muchos casos (como por ejemplo los despachantes de aduana) las organizaciones manejan una cantidad modesta de documentación, pero que por motivos de regulaciones o leyes deben tener esa información digitalizada.
La poca cantidad de papeles utilizados en las operaciones, los costos que implicaría adquirir un sistema de digitalización, la disponibilidad de personas dedicadas al sistema y su tiempo de capacitación hacen que la meta de digitalizar sea difícil de alcanzar.
Si a todo esto le sumamos la reticencia de tales clientes a trasladar la documentación fuera de sus oficinas, llegamos a la conclusión de que la digitalización parece más un sueño inalcanzable que una necesidad real.
ScanVisit resuelve todos estos inconvenientes con una solución innovadora: escanear los documentos en la oficina nuestro cliente y entregarle las imágenes en formato digital, junto a un software gratuito para su búsqueda y visualización. El cliente solamente paga por las imágenes escaneadas.
El interesado se pone en contacto con nosotros solicitando el servicio. Un agente nuestro hace un relevamiento que consta de algunas preguntas de rutina, como ser la cantidad de documentos a digitalizar, los tamaños de papel utilizados, los datos que se desean indexar, cómo está agrupada la documentación (carpetas, folios, cajas), etc.
En base a la información recolectada, se pasa un presupuesto por imagen digitalizada. Si éste es aceptado, se envía a una persona de nuestra empresa con equipamiento portátil para hacer el trabajo directo a sus oficinas.
Una vez finalizada la digitalización, se entrega un CD con las imágenes y un visualizador que permite hacer consultas simples o complejas sobre los datos indexados. Al cliente se le factura por la cantidad de imágenes digitalizadas en base al presupuesto previamente acordado.